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부서가 아직 체계적으로 나뉘어 지지 않은 소규모 사업체에서 인사관리는 보통 마지막으로 생각하는 부분이다. 그러나 사업체가 성장하기 위해서는 일찌기 체계적인 관리를 시작하는 것이 비즈니스의 미래에도 주춧돌 역할을 하지만 법적으로 발생할 수 있는 문제를 미리 방지할 수 있다. 가깝게는 승진이나 해고에 대한 결정을 내릴때 정확한 판단을 가능하게 하고, 세금 보고때나 정부 감사때 대비할 수 있게 한다. 이번 기사에서는 인사 관리에 대한 기본적인 안내를 드리고자 한다.

직원별 파일 (Personnel File) 만들기

직원 파일은 새로운 직원을 고용하는 날 부터 시작하는 것이 바람직하다. 직원 파일에는 보통 직무 내용 설명서, 이력서와 신청서, 잡 오퍼 편지, 원천 과세를 위한 IRS W-4 양식, 위급 상황때 연락할 수 있는 사람 연락처, 손님이나 다른 직원으로 부터 들어온 불평, 출근 관련 기록, 모든 고용 관련 계약서, 회사를 그만두게 된 이유나 실업 수당 관련 서류등이 있다.

어떤 서류들은 직원 개인의 파일이 아니라 따로 보관하는 것이 좋다. 특별히 의료 기록과 I-9 양식은 각각의 파일로 따로 만들어 보관하는 것이 권장된다. 의료 기록은 더욱 비밀스럽게 사적으로 처리해야 하는 규정이 여럿 있어 조심성이 필요하며, I-9 양식이란 고용인의 취업 자격을 확인하는 양식으로 역시 새 직원이 고용하기로 하면 바로 작성해야 하며 감사를 대비해 따로 구분하여 보관하는 것이 좋다.

누가 직원의 파일을 볼 수 있는 권리가 있는가

직원의 파일은 사적인 기록으로 취급되어져야 하며 고용주와 고용인 당사자에게 속해 있다고 이해하면 된다. 당연히 아무 직원들이나 열람하여 동료의 사적인 정보를 볼 수 있게 해서는 안 된다. 그러나 때로는 제 삼자가 기록을 볼 수 있는데 예를 들어 상사가 해당 직원의 업무 활동 평가를 위해 직원 파일을 열거나 인사 담당자가 월급 내역을 검토하는 등은 허락되는 상황이다.

주의할 것은 직원 파일은 관련 없는 내용을 담아 두는 곳이 아니라는 것이다. 직원이 본인의 파일을 보기 원할 때도 있고 제 삼자가 필요한 정보를 찾고자 파일을 열었을 때 불필요한 정보들이 적혀 있는 것은 회사에 도움이 되지 않는다. 또한 만약에라도 법률 소송이라도 일어나게 되면 직원의 파일은 증거물로 체택되어 불필요한 정보가 문제를 불러 일으킬 수도 있다.

옛 직원이 요청할 수 있는 기록은

간혹 가다 옛 고용주에게 재직 증명 등을 부탁했는데 받을 수가 없다고 곤란해 하는 이들을 본다. 예전 고용인의 부탁을 무조건 거절하는 것은 고용법에 위반되는 행동일 수 있다. 각 주마다 규정은 조금씩 다르지만 보통 고용인은 본인이 싸인했던 서류들의 카피를 받을 권리가 있고, 급료 지불 명부와 본인의 직원 파일을 볼 수 있는 권리가 있다. 그러나 형법 관련 조사 기록이나 추천서등 민감한 서류까지 열어 보일 필요는 없다.

만약 회사가 있는 주에서 자체적으로 특정 법규가 이 부분에 대해 다루지 않는다고 하더라도 직원들에게 어떤 서류가 본인 파일에 존재하는지 알려 주거나 징계라도 하는 경우 정확한 이유를 미리 설명하여 직원이 설명하거나 문제를 해결할 기회를 주는 것이 바람직한 인사 정책이다. 특별히 징계나 해고에 이르기 까지의 문제점등은 바르게 기록하여 나중에 불법적인 이유로 징계나 해고가 있었다는 오해가 일어나지 않도록 미리 방지하는 것이 중요하다.

직원 파일 유지하기

직원의 기록은 계속 바뀔 수 있기 때문에 주기적으로 검토하고 바른 정보를 기입하는 습관을 갖는 것이 좋다. 예를 들어 승진 기록이나 급료 인상 등이 때마다 기록되어 있는지, 업무를 향상시키도록 주의를 준 상태라면 얼마 동안의 기간에 걸쳐 어떤 변화가 있었는지, 새로운 계약이 있었다면 계약 기록은 있는지, 취업 허가는 여전히 유효한지, 연장할 때가 되었는지 등을 검토하여 바른 기록을 유지하자.

결론

이상 인사 관리의 기초인 직원 파일에 대해 알아 보았다. 직원이 한 두명일때부터 기초적인 틀을 쌓아 나가면 사업의 규모가 커져도 튼튼한 받침위에 서있을 수 있다. 바른 습관을 지금부터 익히면 나중에 기록을 되찾느라 곤란한 일을 방지할 수 있고 또 직원들에게 체계적인 회사의 모습을 보여 직장에 대해 더 자부심과 긍지를 갖을 수 있도록 도울 수 있지 않을까 싶다.

Copyrightã Judy J. Chang, Esq. All rights reserved. 기사에 대한 질문이나 의견은 글쓴이에게 보내시기 바랍니다. (쥬디 장 변호사, J Global Law Group. T: 650-856-2500; www.jgloballaw.com)